Prawo wymaga, aby regularnie przeprowadzać odczyty z kart kierowcy oraz tachografów cyfrowych. Karty powinno sczytywać się co 28 dni, natomiast dane z tachografu należy pobierać raz na 90 dni. Cały proces polega na przeniesieniu i zapisaniu danych ze specjalnego czytnika na komputer. Taki odczyt pomaga w prowadzeniu ewidencji czasu pracy kierowcy a także w wyliczaniu wynagrodzenia.
Sposoby odczytu
Tradycyjnym sposobem uzyskania danych jest ich pobranie za pomocą czytnika kart. Najpierw do tachografu należy włożyć kartę przedsiębiorstwa, wydawaną w Polsce przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych. Czytnik podpina się do tachografu cyfrowego zainstalowanego w pojeździe. Następnie trzeba tenże czytnik połączyć z komputerem i przenieść plik. Najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, których kierowcy nie zjeżdżają na bazę będzie zdalny odczyt tachografu. Można tego dokonać za pomocą nowoczesnych systemów. Odczyt nie wymaga instalacji w pojeździe karty przedsiębiorstwa. Autoryzacja odbywa się za pomocą czytnika kart chipowych podpiętego do urządzenia mającego dostęp do internetu. Urządzenie (może to być jeden z komputerów w biurze) współpracuje z modułami GPS zainstalowanymi w pojazdach i za jego pomocą wysyła się żądanie pobrania informacji. W tym momencie następuje zdalna autoryzacja, ponieważ czytnik z kartą przedsiębiorstwa w środku jest podpięty do urządzenia wysyłającego żądanie. Wtedy także następuje pobranie danych oraz zapisanie gotowego pliku o rozszerzeniu .DDD.
Jak zainstalować moduł?
Do przeprowadzenia zdalnego odczytu tachografu potrzebny jest specjalny moduł, który należy zainstalować na tylnej ścianie tachografu, tak więc jest niewidoczny dla kierowcy. Odczyt można przeprowadzić nawet przy wyłączonej stacyjce do 48 godzin po wyłączeniu zapłonu, co jest niemożliwe podczas tradycyjnego pobierania danych. Po dokonaniu instalacji, przeprowadzane jest testowe pobieranie danych, wskazujące na poprawność montażu.W razie zauważonych nieprawidłowości, należy dostosować tachograf do potrzeb odczytu zdalnego.
Zalety
Zastosowanie zdalnego odczytu tachografu nie niesie ze sobą wiele korzyści dla firm transportowych: - proste pobieranie danych bez wychodzenia do samochodu i uruchamiania go, - oszczędność czasu i pieniędzy związanych z pobraniem danych, - niskie ryzyko kar za naruszenie terminów odczytu, - brak potrzeby powrotu samochodu do bazy w celu wykonania odczytu, - możliwość planowania jazdy bez zwracania uwagi na terminy odczytu, - zabezpieczenie danych przed wykradzeniem bądź uszkodzeniem.